সভার স্থান: সমিতির নিজস্ব কার্যালয় (অথবা যেখানে মিটিং হচ্ছে তার নাম)
সভার তারিখ: ………………………… খ্রিঃ
অধিবেশন নং: ………………………… (যেমন: ০৫)
সভার সময়: ………………………… ঘটিকা (যেমন: বিকাল ৪:০০ ঘটিকা)
উপস্থিত সদস্যদের নাম, পদবী ও স্বাক্ষর:
| ক্র.নং | নাম | পদবী | স্বাক্ষর |
| ১ | জনাব ………………………… | সভাপতি | (স্বাক্ষর) |
| ২ | জনাব ………………………… | সহ-সভাপতি | (স্বাক্ষর) |
| ৩ | জনাব ………………………… | সম্পাদক | (স্বাক্ষর) |
| ৪ | জনাব ………………………… | কোষাধ্যক্ষ | (স্বাক্ষর) |
| ৫ | জনাব ………………………… | সদস্য | (স্বাক্ষর) |
| ৬ | জনাব ………………………… | সদস্য | (স্বাক্ষর) |
(মিটিংয়ে যতজন উপস্থিত থাকবেন, সকলের নাম ও স্বাক্ষর ক্রমানুসারে নিতে হবে)
সভার কার্যক্রম:
অত্র [আপনার সমিতির নাম] সমবায় সমিতি লিঃ এর ব্যবস্থাপনা কমিটির সম্মানিত সভাপতি জনাব [সভাপতির নাম]-এর সভাপতিত্বে অদ্যকার সভার কার্যক্রম শুরু করা হয়।
১। বিগত সভার কার্যবিবরণী পাঠ ও অনুমোদন:
সভার শুরুতে সম্পাদক সাহেব বিগত সভার কার্যবিবরণী পাঠ করে শুনান। পঠিত কার্যবিবরণীর উপর উপস্থিত সদস্যদের কারো কোন আপত্তি না থাকায় উহা সর্বসম্মতিক্রমে অনুমোদিত ও স্বাক্ষরিত হলো।
২। আলোচ্য বিষয় ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ:
অতঃপর আজকের সভার নির্ধারিত এজেন্ডা বা আলোচ্যসূচি নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হয় এবং নিম্নরূপ সিদ্ধান্তসমূহ গৃহীত হয়:
- ক) নতুন সদস্য ভর্তি/শেয়ার আমানত আদায় প্রসঙ্গে (উদাহরণ):অদ্যকার সভায় সভাপতি মহোদয় জানান যে, সমিতির মূলধন বৃদ্ধির লক্ষ্যে নতুন সদস্য সংগ্রহ করা প্রয়োজন। এ বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা শেষে সর্বসম্মতিক্রমে সিদ্ধান্ত গৃহীত হয় যে, আগামী ১ মাসের মধ্যে প্রতিটি সদস্যকে অন্তত ১ জন করে নতুন সদস্য সংগ্রহের দায়িত্ব প্রদান করা হলো।
- খ) ঋণ বিতরণ/আদায় প্রসঙ্গে (উদাহরণ):সম্পাদক সাহেব সভায় জানান যে, গত মাসের ঋণ আদায়ের হার সন্তোষজনক। তবে জনাব ‘ক’ ও জনাব ‘খ’ নিয়মিত কিস্তি পরিশোধ করছেন না। বিস্তারিত আলোচনান্তে সিদ্ধান্ত হয় যে, আগামী ৭ দিনের মধ্যে তাদের বকেয়া পরিশোধের জন্য নোটিশ প্রদান করা হবে।
(এখানে আপনার মিটিংয়ের নির্দিষ্ট বিষয়গুলো পয়েন্ট আকারে লিখবেন)
৩। বিবিধ:
বিবিধ আলোচনায় উপস্থিত সদস্যগণ সমিতির বার্ষিক বনভোজনের বিষয়ে প্রস্তাব পেশ করেন এবং এ বিষয়ে আগামী সভায় বিস্তারিত আলোচনার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।
সভার সমাপ্তি ঘোষণা:
আজকের সভায় আর কোন আলোচ্য বিষয় না থাকায় সভাপতি মহোদয় উপস্থিত সকলকে ধন্যবাদ জানিয়ে সভার সমাপ্তি ঘোষণা করেন।
(স্বাক্ষর)
সভাপতি
[সমিতির নাম] সমবায় সমিতি লিঃ
রেজুলেশন লেখার সময় কিছু জরুরি নিয়ম
১. রেজুলেশন খাতার কোনো পৃষ্ঠা বা ক্রমিক নম্বর ঘষামাজা বা কাটাকাটি করা যাবে না। ভুল হলে এক টানে কেটে স্বাক্ষর দিয়ে শুদ্ধ করতে হবে।
২. মিটিং শেষ হওয়ার সাথে সাথেই উপস্থিত সদস্যদের স্বাক্ষর নিয়ে নিতে হবে।
৩. সভার স্থান, তারিখ, সময় এবং সভাপতির নাম স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকতে হবে।
৪. প্রতিটি সিদ্ধান্তের ভাষা হতে হবে স্পষ্ট, যেমন: “সর্বসম্মতিক্রমে সিদ্ধান্ত গৃহীত হলো”।