সভার কার্যবিবরণী হল একটি নির্দিষ্ট সভায় কী কী বিষয় আলোচিত হয়েছে এবং কী কী সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে তার লিখিত রেকর্ড। স্কুলে সরস্বতী পূজা, শিক্ষক দিবস, বার্ষিক ক্রীড়া প্রতিযোগিতা বা অন্য কোনো অনুষ্ঠানের আগে যে পরিকল্পনা সভা হয়, তার বিবরণই সভার কার্যবিবরণী।
কোন কোন ক্ষেত্রে সভার কার্যবিবরণী লেখা হয়?
- সরস্বতী পূজা উদযাপন
- শিক্ষক দিবস পালন
- স্বাধীনতা দিবস বা প্রজাতন্ত্র দিবস উৎসব
- বার্ষিক ক্রীড়া প্রতিযোগিতা
- সাংস্কৃতিক অনুষ্ঠান
- পুজো-পার্বণের আয়োজন
সভার কার্যবিবরণী লেখার সম্পূর্ণ স্ট্রাকচার
প্রথম ধাপ: শিরোনাম লেখা
সবার প্রথমে উপরে মাঝখানে শিরোনাম লিখতে হবে। যেমন:
“সরস্বতী পূজা উদযাপন উপলক্ষে আলোচনা সভার কার্যবিবরণী”
অথবা
“শিক্ষক দিবস উদযাপন সম্পর্কে আলোচনা সভার কার্যবিবরণী”
দ্বিতীয় ধাপ: চারটি মৌলিক তথ্য
এই চারটি তথ্য সব সভার কার্যবিবরণীতে এক রকম থাকবে:
- সভার ক্রম: ১
- স্থান: বিদ্যালয়ের সভাগৃহ
- তারিখ: পরীক্ষার তারিখ লিখুন
- সময়: সকাল ১০টা (বা যেকোনো যুক্তিসঙ্গত সময়)
তৃতীয় ধাপ: আলোচ্যসূচি
আলোচ্যসূচি মানে সভায় কী কী বিষয় আলোচনা করা হবে। সব ধরনের সভার জন্য এই চারটি পয়েন্ট কমন:
ক) কমিটি গঠন – কারা অনুষ্ঠানের দায়িত্বে থাকবেন
খ) ব্যয় নির্ধারণ – কত টাকা খরচ হবে
গ) সময় নির্ধারণ – কবে অনুষ্ঠান হবে
ঘ) বিবিধ – অন্যান্য বিষয়
চতুর্থ ধাপ: বিশ্লেষণ (ক, খ, গ, ঘ পয়েন্টে বিস্তারিত লেখা)
এখানে প্রতিটি আলোচ্যসূচি সম্পর্কে ২-৩ লাইন করে লিখতে হবে। উদাহরণ:
ক) কমিটি গঠন: আজকের সভায় সরস্বতী পূজা উদযাপনের জন্য একটি কমিটি গঠন করা হয়েছে। শ্রী রমেশ চন্দ্র দাসকে সভাপতি এবং শ্রীমতী অনিতা দেবীকে সম্পাদক নিযুক্ত করা হয়েছে।
খ) ব্যয় নির্ধারণ: সভায় আনুমানিক ব্যয় ধার্য করা হয়েছে। পুজোর সামগ্রী, প্রসাদ এবং সাংস্কৃতিক অনুষ্ঠানের জন্য মোট ১৫,০০০ টাকা খরচ নির্ধারণ করা হয়েছে।
গ) সময় নির্ধারণ: আগামী [তারিখ] সরস্বতী পূজা উদযাপন করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। সকাল ৯টা থেকে অনুষ্ঠান শুরু হবে।
ঘ) বিবিধ: শেষে সভাপতি মহাশয়ের কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ কথার মধ্য দিয়ে আজকের আলোচনা সভাটি সমাপ্ত ঘোষণা করা হলো।
পঞ্চম ধাপ: উপস্থিত সদস্যগণের স্বাক্ষর
৫-৬ জন সদস্যের নাম লিখুন:
- রূপঙ্কর দেবনাথ
- অনিতা দেবী
- সুজিত কুমার
- প্রিয়া সরকার
- রমেশ চন্দ্র দাস
ষষ্ঠ ধাপ: সভাপতির স্বাক্ষর
শেষে লিখুন:
সভাপতির স্বাক্ষর
(রমেশ চন্দ্র দাস)
সভাপতি