শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের রেজুলেশন লেখার নিয়ম

শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের (স্কুল, কলেজ বা মাদ্রাসা) রেজুলেশন বা কার্যবিবরণী লেখার নিয়ম সাধারণ সমিতি বা ক্লাবের চেয়ে কিছুটা আনুষ্ঠানিক এবং দাপ্তরিক। শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে সাধারণত ম্যানেজিং কমিটি বা গভর্নিং বডি-র সভা অনুষ্ঠিত হয় এবং এর আইনি গুরুত্ব অনেক বেশি।

নিচে শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের রেজুলেশন লেখার সঠিক নিয়ম এবং একটি আদর্শ নমুনা (Format) তুলে ধরা হলো।

শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের রেজুলেশন লেখার মূল ধাপসমূহ

১. হেডিং বা শিরোনাম: খাতার ওপরে মাঝখানে প্রতিষ্ঠানের নাম এবং “ম্যানেজিং কমিটি/গভর্নিং বডি সভার কার্যবিবরণী” লিখতে হবে।

২. সভার তথ্যাদি: বাম পাশে বা নিচে ক্রমিক অনুসারে সভা নং, তারিখ, সময় এবং স্থান উল্লেখ করতে হবে।

৩. উপস্থিতি (Attendance): সভায় উপস্থিত সদস্যদের নাম ও পদবীসহ স্বাক্ষর নিতে হবে। শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে প্রধান শিক্ষক/অধ্যক্ষ সাধারণত ‘সদস্য সচিব’ হিসেবে এবং নির্বাচিত ব্যক্তি ‘সভাপতি’ হিসেবে স্বাক্ষর করেন।

৪. কোরাম (Quorum): সভার কার্যক্রম বৈধ হওয়ার জন্য নির্দিষ্ট সংখ্যক সদস্যের উপস্থিতি (কোরাম) পূর্ণ হতে হবে।

৫. আলোচ্যসূচি ও সিদ্ধান্ত: এজেন্ডা বা আলোচ্যসূচি ধরে ধরে আলোচনা এবং গৃহীত সিদ্ধান্তগুলো স্পষ্টভাবে লিখতে হবে।

[নমুনা] শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের রেজুলেশন ফরম্যাট

[প্রতিষ্ঠানের নাম]

ডাকঘর: ……………….., উপজেলা: ……………….., জেলা: ………………..।

ম্যানেজিং কমিটি/গভর্নিং বডি সভার কার্যবিবরণী

সভা নং: ০৩/২০২৫

স্থান: প্রধান শিক্ষকের অফিস কক্ষ

তারিখ: ২০/১০/২০২৫ খ্রিঃ

সময়: সকাল ১০:০০ ঘটিকা

উপস্থিত সদস্যদের নাম ও স্বাক্ষর:

ক্র.নং	নাম	পদবী	স্বাক্ষর
১	জনাব …………………………	সভাপতি	(স্বাক্ষর)
২	জনাব …………………………	সদস্য সচিব (প্রধান শিক্ষক)	(স্বাক্ষর)
৩	জনাব …………………………	দাতা সদস্য	(স্বাক্ষর)
৪	জনাব …………………………	অভিভাবক সদস্য	(স্বাক্ষর)
৫	জনাব …………………………	শিক্ষক প্রতিনিধি	(স্বাক্ষর)

(সকল উপস্থিত সদস্যের স্বাক্ষর ক্রমানুসারে থাকবে)

বিবরণ:

অদ্য ২০/১০/২০২৫ খ্রিঃ তারিখ রোজ সোমবার, সকাল ১০:০০ ঘটিকায় অত্র বিদ্যালয়ের ম্যানেজিং কমিটির সম্মানিত সভাপতি জনাব [সভাপতির নাম]-এর সভাপতিত্বে প্রধান শিক্ষকের অফিস কক্ষে এক সাধারণ সভা অনুষ্ঠিত হয়। সভার শুরুতে সভাপতি মহোদয় উপস্থিত সকলকে স্বাগত জানিয়ে সভার কাজ শুরু করেন।

অতঃপর সভার নির্ধারিত আলোচ্যসূচি (Agenda) অনুযায়ী বিস্তারিত আলোচনা ও নিম্নোক্ত সিদ্ধান্তসমূহ গৃহীত হয়:

১। বিগত সভার কার্যবিবরণী পাঠ ও অনুমোদন:

সদস্য সচিব (প্রধান শিক্ষক) বিগত সভার কার্যবিবরণী পাঠ করে শোনান। পঠিত বিবরণীতে কারো কোনো আপত্তি না থাকায় তা সর্বসম্মতিক্রমে অনুমোদিত ও সত্য বলে গৃহীত হলো।

২। বার্ষিক ক্রীড়া প্রতিযোগিতা ও পুরস্কার বিতরণী প্রসঙ্গে:

আলোচনা: সদস্য সচিব সভায় জানান যে, শিক্ষার্থীদের শারীরিক ও মানসিক বিকাশের জন্য আগামী মাসে বার্ষিক ক্রীড়া প্রতিযোগিতা আয়োজন করা প্রয়োজন। এ বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হয়।

সিদ্ধান্ত: বিস্তারিত আলোচনান্তে সিদ্ধান্ত গৃহীত হয় যে, আগামী ১০ই নভেম্বর বার্ষিক ক্রীড়া প্রতিযোগিতা অনুষ্ঠিত হবে। এ লক্ষ্যে জনাব [শিক্ষকের নাম]-কে আহ্বায়ক করে ৫ সদস্য বিশিষ্ট একটি উপকমিটি গঠন করা হলো।

৩। বিদ্যালয়ের অভ্যন্তরীণ অডিট/হিসাব অনুমোদন:

আলোচনা: সদস্য সচিব গত ৬ মাসের আয়-ব্যয়ের হিসাব সভায় পেশ করেন।

সিদ্ধান্ত: উপস্থিত সদস্যগণ ভাউচার ও ক্যাশবই যাচাই-বাছাই করে সন্তোষ প্রকাশ করেন এবং উক্ত হিসাব সর্বসম্মতিক্রমে অনুমোদন করেন।

৪। বিবিধ:

বিবিধ আলোচনায় বিদ্যালয়ের সীমানা প্রাচীর মেরামতের বিষয়টি উত্থাপিত হয় এবং আগামী সভায় এ বিষয়ে বাজেট পেশ করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

সভার সমাপ্তি:

আজকের সভায় আর কোনো আলোচ্য বিষয় না থাকায় সভাপতি মহোদয় উপস্থিত সকলকে ধন্যবাদ জানিয়ে এবং প্রতিষ্ঠানের উত্তরোত্তর সমৃদ্ধি কামনা করে সভার সমাপ্তি ঘোষণা করেন।

………………………………………………

(স্বাক্ষর)

সদস্য সচিব ও প্রধান শিক্ষক

[প্রতিষ্ঠানের নাম]

………………………………………………

(স্বাক্ষর)

সভাপতি

ম্যানেজিং কমিটি

[প্রতিষ্ঠানের নাম]

বিশেষ লক্ষণীয় বিষয় (Tips):

• সদস্য সচিবের ভূমিকা: শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে প্রধান শিক্ষক বা অধ্যক্ষ সাধারণত ‘সদস্য সচিব’ হিসেবে রেজুলেশন লেখেন বা উপস্থাপন করেন, কিন্তু মিটিং পরিচালনা (Preside) করেন সভাপতি।
• প্রস্তাবক ও সমর্থক: কোনো গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত (যেমন: শিক্ষক নিয়োগ, বড় অঙ্কের খরচ) নেয়ার ক্ষেত্রে রেজুলেশনে নির্দিষ্ট করে লেখা ভালো যে— “প্রস্তাবটি পেশ করেন জনাব ‘ক’ এবং সমর্থন করেন জনাব ‘খ'”।
• কাটাকাটি নিষিদ্ধ: রেজুলেশন খাতা একটি আইনি দলিল। এতে ফ্লুইড ব্যবহার করা যাবে না। ভুল হলে এক টানে কেটে স্বাক্ষর দিতে হবে।
• সময়ের উল্লেখ: মিটিং শুরুর সময়ের পাশাপাশি কখন শেষ হলো তাও উল্লেখ করা ভালো (যেমন: দুপুর ১২:৩০ ঘটিকায় সভার সমাপ্তি হয়)।