সামাজিক সংগঠনের কমিটি গঠনের নিয়ম

আপনি কি কখনো ভেবে দেখেছেন, আপনার এলাকার ক্লাব বা সামাজিক সংগঠনটি কীভাবে এত সুন্দরভাবে চলছে? এর পেছনে রয়েছে একটি সুগঠিত কমিটি। বাংলাদেশে সামাজিক সংগঠন মানেই হলো স্বেচ্ছাসেবা, সামাজিক উন্নয়ন এবং কমিউনিটির জন্য কাজ করা। কিন্তু সমস্যা হলো, অনেকেই জানেন না যে সামাজিক সংগঠনের কমিটি গঠনের নিয়ম আসলে কী।

আমি যখন প্রথমবার আমাদের এলাকায় একটি যুব সংগঠন তৈরি করতে গিয়েছিলাম, তখন মনে হয়েছিল এটা খুব সহজ ব্যাপার। কিন্তু না! সঠিক নিয়মকানুন না মেনে কমিটি গঠন করলে পরে নানা ঝামেলা হতে পারে। আজকে আমি আপনাদের সাথে শেয়ার করবো কীভাবে সঠিকভাবে একটি সামাজিক সংগঠনের কমিটি গঠন করবেন, যাতে আপনার সংগঠনটি দীর্ঘস্থায়ী এবং কার্যকর হয়।

চলুন, ধাপে ধাপে জেনে নিই পুরো প্রক্রিয়াটা।

সামাজিক সংগঠন কী এবং কেন প্রয়োজন?

সামাজিক সংগঠন হলো এমন একটি প্রতিষ্ঠান যেখানে কিছু মানুষ একসাথে মিলে সমাজের উন্নয়নে কাজ করে। এটা হতে পারে একটি ক্রীড়া ক্লাব, সাংস্কৃতিক সংগঠন, যুব সংগঠন বা দাতব্য প্রতিষ্ঠান।

বাংলাদেশে সামাজিক সংগঠনের ভূমিকা অসাধারণ। গ্রাম থেকে শহর—সর্বত্র এই সংগঠনগুলো কাজ করছে শিক্ষা, স্বাস্থ্য, পরিবেশ এবং সামাজিক সচেতনতা বৃদ্ধিতে। কিন্তু একটা সংগঠন কার্যকর হতে হলে চাই একটি শক্তিশালী এবং সুসংগঠিত কমিটি।

একটি ভালো কমিটির বৈশিষ্ট্য:

স্বচ্ছতা এবং জবাবদিহিতা
সবার মতামতের প্রতি শ্রদ্ধা
নিয়মিত সভা এবং কার্যক্রম
আর্থিক ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা

কমিটি গঠনের প্রাথমিক পদক্ষেপ

উদ্যোক্তা কমিটি গঠন

সবার আগে আপনাকে একটি উদ্যোক্তা কমিটি তৈরি করতে হবে। এই কমিটিতে ৫-৭ জন প্রতিষ্ঠাতা সদস্য থাকবে যারা সংগঠনের ভিত্তি স্থাপন করবেন।

আমার অভিজ্ঞতা থেকে বলছি, উদ্যোক্তা কমিটিতে এমন মানুষদের রাখুন যারা:

সমাজসেবায় আগ্রহী
সময় দিতে প্রস্তুত
নেতৃত্বের গুণাবলী রাখেন
স্থানীয় এলাকায় সম্মানিত

সংগঠনের নাম এবং উদ্দেশ্য নির্ধারণ

একটি ভালো নাম আপনার সংগঠনকে আলাদা পরিচয় দেয়। নাম নির্বাচনের সময় খেয়াল রাখুন:

নামটি যেন সহজবোধ্য এবং মনে রাখার মতো হয়
এটি সংগঠনের উদ্দেশ্য প্রকাশ করে
অন্য কোনো নিবন্ধিত সংগঠনের নামের সাথে মিল নেই

উদ্দেশ্য নির্ধারণের সময় সুনির্দিষ্ট হোন। উদাহরণ: “এলাকার যুবকদের মধ্যে খেলাধুলার প্রসার ঘটানো” বা “দরিদ্র শিক্ষার্থীদের শিক্ষা সহায়তা প্রদান করা।”

সংবিধান বা গঠনতন্ত্র তৈরি

সংগঠনের সংবিধান বা গঠনতন্ত্র হলো সংগঠনের মূল ভিত্তি। এটি একটি লিখিত দলিল যেখানে সংগঠনের সব নিয়মকানুন লেখা থাকে।

গঠনতন্ত্রে যা থাকবে:

বিষয়	বিস্তারিত
সংগঠনের নাম	পূর্ণ নাম এবং সংক্ষিপ্ত রূপ
উদ্দেশ্য	সংগঠনের মূল লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য
সদস্যপদ	সদস্য হওয়ার যোগ্যতা এবং শর্ত
কমিটির গঠন	পদ, দায়িত্ব এবং নির্বাচন প্রক্রিয়া
সভার নিয়ম	সাধারণ সভা, জরুরি সভা এবং কোরাম
আর্থিক ব্যবস্থাপনা	তহবিল সংগ্রহ এবং ব্যয়ের নিয়ম
সংশোধন	সংবিধান সংশোধনের পদ্ধতি

কমিটির পদবিবন্যাস এবং দায়িত্ব

একটি সামাজিক সংগঠনের কমিটিতে সাধারণত নিম্নলিখিত পদগুলো থাকে:

মূল পদসমূহ:

সভাপতি/প্রেসিডেন্ট: আপনার সংগঠনের মুখ এবং সর্বোচ্চ নির্বাহী। তিনি সংগঠনের সব কার্যক্রম তদারকি করবেন এবং বাইরের জগতে সংগঠনের প্রতিনিধিত্ব করবেন।

সহ-সভাপতি: সভাপতির অনুপস্থিতিতে তার দায়িত্ব পালন করেন। মূলত ডেপুটি লিডার হিসেবে কাজ করেন।

সাধারণ সম্পাদক: কমিটির হার্ট অ্যান্ড সোল! সব প্রশাসনিক কাজ, চিঠিপত্র, সভার আয়োজন—সবকিছুই তার দায়িত্ব। সৎ এবং কর্মঠ কাউকে এই পদে রাখুন।

সহ-সাধারণ সম্পাদক: সাধারণ সম্পাদককে সাহায্য করেন এবং বিশেষ প্রকল্পগুলো পরিচালনা করেন।

কোষাধ্যক্ষ: অর্থের ম্যানেজার। সব লেনদেন রেকর্ড করা, বাজেট তৈরি করা এবং আর্থিক রিপোর্ট প্রস্তুত করা তার কাজ।

সাংগঠনিক সম্পাদক: সদস্যদের মধ্যে যোগাযোগ রক্ষা করা এবং সংগঠনকে শক্তিশালী করা তার দায়িত্ব।

অতিরিক্ত পদ (প্রয়োজন অনুযায়ী):

প্রচার সম্পাদক
ক্রীড়া সম্পাদক
সাংস্কৃতিক সম্পাদক
সমাজসেবা সম্পাদক
নির্বাহী সদস্য (৫-১০ জন)

নির্বাচন প্রক্রিয়া

একটি সুষ্ঠু নির্বাচন হলো সুস্থ সংগঠনের চাবিকাঠি। আমি নিজে দেখেছি, নির্বাচন নিয়ে বিতর্ক হলে পুরো সংগঠনই ভেঙে যেতে পারে।

নির্বাচনের ধাপসমূহ:

১. নির্বাচন কমিশন গঠন: একটি নিরপেক্ষ নির্বাচন কমিশন তৈরি করুন যারা পুরো প্রক্রিয়া তদারকি করবে।

২. ভোটার তালিকা প্রস্তুত: সব সদস্যদের তালিকা তৈরি করুন যারা ভোট দেওয়ার যোগ্য।

৩. প্রার্থী মনোনয়ন: ইচ্ছুক প্রার্থীদের নমিনেশন ফর্ম জমা দেওয়ার সুযোগ দিন। সাধারণত ২-৩ জন সদস্যের সমর্থন লাগে।

৪. ভোটগ্রহণ: নির্ধারিত তারিখে গোপন ব্যালটের মাধ্যমে ভোট নিন। স্বচ্ছতা নিশ্চিত করুন।

৫. ফলাফল ঘোষণা: ভোট গণনার পর তাৎক্ষণিক ফলাফল ঘোষণা করুন।

নির্বাচনের নিয়ম:

প্রতি ২ বছর পর পর নির্বাচন অনুষ্ঠিত হবে (সংবিধান অনুযায়ী)
কেউ একটানা ৩ মেয়াদের বেশি একই পদে থাকতে পারবে না
কোরাম: মোট সদস্যের অন্তত ৫০% উপস্থিতি থাকতে হবে
সাধারণ সংখ্যাগরিষ্ঠতায় সিদ্ধান্ত হবে

নিবন্ধন প্রক্রিয়া

আপনার সংগঠনকে আইনি স্বীকৃতি দিতে হলে নিবন্ধন করাতে হবে। বাংলাদেশে সামাজিক সংগঠন নিবন্ধনের জন্য বিভিন্ন সংস্থা রয়েছে।

নিবন্ধনের ধরন:

সমিতি নিবন্ধন আইন, ১৮৬০: এটি সবচেয়ে জনপ্রিয় পদ্ধতি। জেলা সমিতি নিবন্ধক কার্যালয়ে আবেদন করতে হয়।

প্রয়োজনীয় কাগজপত্র:

সংবিধানের কপি (৩ সেট)
কমিটির তালিকা সাক্ষর সহ
সভাপতি এবং সম্পাদকের জাতীয় পরিচয়পত্র
প্রতিষ্ঠাতা সদস্যদের স্বাক্ষর
নির্ধারিত ফি (সাধারণত ৫০০-১০০০ টাকা)

ট্রাস্ট আইন, ১৮৮২: দাতব্য প্রতিষ্ঠানের জন্য উপযুক্ত। জেলা প্রশাসকের অফিসে নিবন্ধন করতে হয়।

এনজিও নিবন্ধন:

যদি আপনার সংগঠন বৈদেশিক অনুদান নিতে চায়, তাহলে এনজিও বিষয়ক ব্যুরোতে নিবন্ধন করতে হবে। এটি একটু জটিল প্রক্রিয়া এবং সময়সাপেক্ষ, কিন্তু আন্তর্জাতিক সহযোগিতার জন্য প্রয়োজনীয়।

কার্যনির্বাহী কমিটির প্রথম সভা

নির্বাচনের পর প্রথম কমিটি সভা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এখানে আপনি:

এজেন্ডা ঠিক করুন:

প্রত্যেক সদস্যের দায়িত্ব নির্ধারণ
বার্ষিক কর্মপরিকল্পনা তৈরি
বাজেট অনুমোদন
সভার রুটিন ঠিক করা

সাব-কমিটি গঠন: বড় সংগঠনের জন্য বিভিন্ন সাব-কমিটি তৈরি করুন:

অর্থ সাব-কমিটি
কর্মসূচি সাব-কমিটি
সদস্য উন্নয়ন সাব-কমিটি

এই সভায় মিনিটস বা কার্যবিবরণী লিখে রাখুন। পরে কাজে লাগবে।

আর্থিক ব্যবস্থাপনা এবং স্বচ্ছতা

টাকার হিসাব নিয়ে সমস্যা হলে সংগঠন দ্রুত ভেঙে পড়ে। আমি এমন অনেক সংগঠন দেখেছি যেগুলো শুধু আর্থিক অস্বচ্ছতার কারণে বন্ধ হয়ে গেছে।

ম্যানেজমেন্টের নিয়ম:

ব্যাংক অ্যাকাউন্ট খুলুন: সংগঠনের নামে একটি যৌথ অ্যাকাউন্ট খুলুন যেখানে ২-৩ জনের স্বাক্ষর লাগবে
রশিদ বই ব্যবহার করুন: প্রতিটি লেনদেনের জন্য সিরিয়াল রশিদ দিন
আয়-ব্যয়ের খাতা: নিয়মিত হিসাব লিখুন
বার্ষিক অডিট: বছর শেষে একজন নিরপেক্ষ ব্যক্তি দিয়ে হিসাব যাচাই করান

সভা পরিচালনা এবং নিয়মানুবর্তিতা

সাধারণ সভা (AGM):

বছরে অন্তত একবার সাধারণ সভা ডাকতেই হবে। এই সভায়:

বার্ষিক রিপোর্ট উপস্থাপন
আর্থিক হিসাব অনুমোদন
পরবর্তী বছরের পরিকল্পনা
সংবিধান সংশোধন (যদি প্রয়োজন হয়)

নির্বাহী কমিটি সভা:

মাসে কমপক্ষে একবার কমিটি সভা করুন। সভার ১৫ দিন আগে নোটিশ পাঠান। সভায় যা করবেন:

হাজিরা খাতা রাখুন
এজেন্ডা অনুসরণ করুন
মিনিটস লিখুন এবং সই করান
সিদ্ধান্তগুলো বাস্তবায়নের জন্য দায়িত্ব বণ্টন করুন

সাধারণ সমস্যা এবং সমাধান

কমিটি পরিচালনায় নানা চ্যালেঞ্জ আসবে। এখানে কিছু কমন প্রবলেম এবং তাদের সলিউশন:

সমস্যা ১: সদস্যরা সভায় আসে না সমাধান: সভার সময় সবার সুবিধামতো ঠিক করুন। মিটিং শর্ট এবং ফলপ্রসূ রাখুন। অনুপস্থিত সদস্যদের জবাবদিহি করান।

সমস্যা ২: গ্রুপিং এবং রাজনীতি সমাধান: সব সিদ্ধান্ত গণতান্ত্রিক উপায়ে নিন। কোনো ব্যক্তি বা গ্রুপকে প্রাধান্য দেবেন না। স্বচ্ছতা বজায় রাখুন।

সমস্যা ৩: আর্থিক অনিয়ম সমাধান: ট্রিপল সিগনেচার সিস্টেম রাখুন। নিয়মিত আর্থিক রিপোর্ট শেয়ার করুন। বাইরের অডিটর দিয়ে যাচাই করান।

সমস্যা ৪: পদের অপব্যবহার সমাধান: সংবিধানে স্পষ্ট নিয়ম রাখুন। অপব্যবহার হলে সাধারণ সভায় নিয়ে গিয়ে সিদ্ধান্ত নিন।

ডিজিটাল যুগে সংগঠন পরিচালনা

২০২৫ সালে এসে আমরা কি এখনো শুধু খাতা-কলম দিয়ে সংগঠন চালাব? নাহ! প্রযুক্তি ব্যবহার করুন:

অনলাইন টুলস:

WhatsApp/Telegram Group: দ্রুত যোগাযোগের জন্য
Google Drive/Dropbox: ডকুমেন্ট স্টোরেজের জন্য
Zoom/Google Meet: ভার্চুয়াল মিটিংয়ের জন্য
Excel/Google Sheets: হিসাবের জন্য
Facebook Page: প্রচারের জন্য

ডিজিটাল পেমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করুন যেমন bKash, Nagad। এতে হিসাব রাখা সহজ এবং ট্র্যান্সপারেন্ট থাকে।

আইনি দিক এবং সতর্কতা

কমিটি পরিচালনায় কিছু আইনি বিষয় মাথায় রাখতে হবে:

মনে রাখুন:

নিবন্ধনকৃত সংগঠন হিসেবে আপনাকে নিয়মিত রিটার্ন জমা দিতে হবে
কমিটি পরিবর্তনের তথ্য নিবন্ধন অফিসে জানাতে হবে
রাজনৈতিক কার্যক্রম থেকে দূরে থাকুন (যদি আপনার সংগঠন অরাজনৈতিক হয়)
ধর্মীয় বা জাতিগত বিভাজন এড়িয়ে চলুন
সরকারি নিয়মকানুন মেনে চলুন

প্রায়শ জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

প্রশ্ন: কমিটিতে কতজন সদস্য থাকা উচিত? উত্তর: এটা নির্ভর করে আপনার সংগঠনের আকারের উপর। ছোট সংগঠনের জন্য ৭-১১ জন এবং বড় সংগঠনের জন্য ১৫-২১ জন আদর্শ। খুব বড় কমিটি পরিচালনা করা কঠিন হয়ে যায়।

প্রশ্ন: নির্বাচন কত বছর পরপর হবে?

উত্তর: সাধারণত ২ বছর পর পর। তবে সংবিধানে ১ বছর বা ৩ বছরও রাখতে পারেন। আমার মতে ২ বছর সবচেয়ে ভালো—না খুব দ্রুত, না খুব দেরি।

প্রশ্ন: নিবন্ধন না করলে কি চলবে না?

উত্তর: ছোট পরিসরে চলতে পারে, কিন্তু নিবন্ধন না থাকলে আপনি আইনি সুবিধা পাবেন না, ব্যাংক অ্যাকাউন্ট খুলতে পারবেন না, এবং বড় প্রজেক্ট বা অনুদান নিতে পারবেন না।

প্রশ্ন: কমিটির সদস্যরা বেতন পাবে কি?

উত্তর: সাধারণত সামাজিক সংগঠনে সবাই স্বেচ্ছাসেবক হিসেবে কাজ করে। তবে বড় সংগঠনে পূর্ণকালীন কর্মীদের বেতন দেওয়া যায়। কমিটির সদস্যরা সাধারণত বেতন পান না, তবে ভাতা পেতে পারেন।

প্রশ্ন: কমিটি ভেঙে গেলে কী করব?

উত্তর: সংবিধান অনুযায়ী সাধারণ সভা ডেকে নতুন কমিটি গঠন করুন। যদি পরিস্থিতি খুব খারাপ হয়, তাহলে তিন মাসের জন্য একটি অ্যাড-হক কমিটি করে পরিস্থিতি সামলান, তারপর নির্বাচন দিন।

শেষকথা

একটি সামাজিক সংগঠনের কমিটি গঠন করা মোটেই কঠিন কাজ নয় যদি আপনি সঠিক নিয়মগুলো জানেন এবং মেনে চলেন। আমি আজ যা শেয়ার করলাম, তা আমার নিজের অভিজ্ঞতা এবং বাংলাদেশের শত শত সফল সংগঠনের উদাহরণ থেকে নেওয়া।

মনে রাখবেন, একটি ভালো কমিটি মানে শুধু কাগজে কিছু নাম লেখা নয়। এটা হলো একদল প্রতিশ্রুতিবদ্ধ মানুষ যারা সমাজের জন্য কিছু করতে চায়। স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা এবং গণতান্ত্রিক মূল্যবোধ এই তিনটি জিনিস আপনার সংগঠনকে দীর্ঘস্থায়ী এবং সফল করবে।